매주 금요일 오후가 되면 대다수 직장인에게 찾아오는 귀찮은 업무가 있습니다. 바로 '주간 업무 보고서' 작성입니다. 지난주 보고서 페이지에 들어가 내용을 드래그해서 복사하고, 이번 주 빈 페이지를 만들어 붙여넣은 뒤, 지난 내용을 지우고 새로운 내용을 채워 넣는 일련의 과정들입니다.
회의록을 작성할 때도 마찬가지입니다. 참석자, 안건, 논의 내용, 다음 할 일 등 늘 똑같은 항목을 매번 타이핑하거나 다른 문서에서 복사해 오는 '노가다'를 당연하게 감수하곤 합니다. 이런 단순 반복 작업은 귀찮기도 하지만, 바쁜 업무 중에 양식을 빼먹거나 포맷이 제각각으로 엉망이 되는 원인이 되기도 합니다.
저 역시 초보 기획자 시절에는 회의 시작 5분 전에 이전 회의록 양식을 찾느라 땀을 흘렸던 기억이 있습니다. 하지만 노션의 '데이터베이스 템플릿(Database Template)' 기능을 알고 난 후부터는 이 모든 스트레스에서 완전히 해방되었습니다. 클릭 한 번으로, 혹은 내가 지정한 시간에 완벽한 양식의 문서가 자동으로 솟아나게 만드는 마법 같은 템플릿 설계 공식을 소개합니다.
## 1. 일반 페이지 템플릿 vs 데이터베이스 템플릿의 결정적 차이
노션을 조금 써보신 분들은 단축키 /템플릿 버튼을 활용해 일반 페이지 복사 버튼을 만들어 쓰기도 합니다. 하지만 진정한 일잘러의 업무 공간인 데이터베이스 안에서는 이보다 백 배는 더 강력한 '데이터베이스 전용 템플릿'을 사용할 수 있습니다.
일반 템플릿 버튼은 단순히 텍스트 블록만 복사해 줍니다.
반면 데이터베이스 템플릿은 내부 본문 양식은 물론이고, 8편에서 다루었던 [상태], [담당자], [카테고리] 등 데이터베이스 고유의 '속성(Properties)' 값까지 미리 세팅된 상태로 페이지를 생성해 줍니다.
예를 들어, '주간 보고 템플릿'을 만들어두면 클릭하는 순간 본문에는 보고서 서식이 나타나고, 상단 속성창에는 [카테고리]에 '업무 보고', [상태]에 '진행 중'이 자동으로 입력되게 만들 수 있습니다. 데이터 입력 시간이 절반 이하로 줄어드는 비결이 바로 여기에 있습니다.
## 2. 3분 만에 끝내는 데이터베이스 템플릿 제작 공식
데이터베이스 템플릿을 만드는 방법은 생각보다 아주 간단합니다. 매주 쓰는 '주간 회의록'을 예시로 함께 만들어 보겠습니다.
1단계 (진입하기): 회의록 데이터베이스 우측 상단의 파란색
[새로 만들기]버튼 오른쪽에 있는 화살표(▼) 아이콘을 클릭한 뒤,[+ 새 템플릿]을 누릅니다.2단계 (공통 속성 미리 채우기): 화면 상단에 '주간 회의록 템플릿을 편집하는 중입니다'라는 노란색 안내 띠가 나타납니다.
여기서 속성 영역의 [카테고리]를 '정기 회의'로 지정해 둡니다.
날짜 속성의 경우 구체적인 날짜 대신 '생성일 시점의 오늘(@오늘)'로 지정해 두면, 나중에 템플릿을 켤 때마다 그날의 날짜가 자동으로 입력됩니다.
3단계 (가독성 높은 본문 레이아웃 설계하기): 페이지 본문 영역에 회의할 때 매번 적는 표준 레이아웃을 구성합니다. 2편에서 배운 기본 블록 배열 원칙을 활용하면 좋습니다.
## 1. 회의 안건 및 참석자(머리글 2)## 2. 의사결정 사항(콜아웃 블록으로 강조)## 3. 부서별 세부 논의 내용(글머리 기호 목록)## 4. 실행 과제 (Action Item)(할 일 목록 블록 활용)
4단계 (나가기): 작성이 완료되면 좌측 상단의 뒤로 가기 버튼을 누릅니다. 이제 데이터베이스 우측 상단 화살표를 누르면 내가 만든 '주간 회의록' 템플릿이 추가된 것을 볼 수 있습니다.
## 3. 일 효율을 극대화하는 템플릿 고급 기술 2가지
템플릿을 만드는 것에서 한 걸음 더 나아가, 내 업무의 성향에 맞게 더욱 스마트하게 자동화하는 두 가지 고급 세팅을 꼭 적용해 보세요.
[첫째, '기본 템플릿(Default)' 설정으로 마우스 클릭 줄이기]
회의록 데이터베이스에서 거의 90% 이상 '주간 회의록' 템플릿만 사용한다면, 매번 화살표를 눌러 템플릿을 선택하는 것도 낭비입니다.
템플릿 목록 우측의 점 3개 버튼을 누르고 '기본 템플릿으로 설정(Set as default)'을 클릭해 보세요.
이제 화살표를 누를 필요 없이, 파란색
[새로 만들기]버튼만 누르면 내가 만들어 둔 주간 회의록 양식이 기본값으로 즉시 실행됩니다.
[둘째, 매주 월요일 아침 '반복 실행(Repeat)' 기능 켜기]
매주 월요일 오전 9시 주간 회의, 혹은 매일 아침 데일리 스크럼 일지를 작성하시나요? 그렇다면 내가 직접 새 페이지를 만들 필요조차 없습니다. 노션이 정해진 시간에 자동으로 페이지를 배달해 주기 때문입니다.
템플릿 목록 우측의 점 3개 버튼을 누르고 '반복(Repeat)' 메뉴를 클릭합니다.
'매주 월요일 오전 9:00' 또는 '매일 오전 8:30' 등 원하는 주기를 설정합니다.
이렇게 해두면 내가 출근하기도 전에 노션이 알아서 완벽한 뼈대 문서를 데이터베이스에 생성해 둡니다. 우리는 출근해서 노션 대시보드를 열고, 이미 만들어진 양식 위에 업무 내용만 가볍게 채워 넣기만 하면 됩니다.
정해진 양식 없이 매번 새롭게 글을 쓰는 것은 뇌에 엄청난 피로감을 줍니다. 양식을 고민하는 시간만 줄여도 진짜 중요한 알맹이(콘텐츠)를 채우는 데 온전히 집중할 수 있습니다. 오늘 여러분이 가장 자주 쓰는 반복 업무 문서가 무엇인지 살펴보고, 단 3분만 투자해 첫 번째 데이터베이스 템플릿을 설계해 보세요. 일의 시작이 말도 못 하게 가벼워질 것입니다.
[12편 핵심 요약]
데이터베이스 템플릿은 본문 서식뿐만 아니라 속성값(상태, 카테고리 등)까지 미리 지정하여 생성해 주는 강력한 자동화 도구이다.
세부 템플릿을 설계할 때 날짜 속성을 '생성일(@오늘)'로 세팅하면, 템플릿이 켜지는 당일의 날짜가 자동으로 박혀 관리가 수월해진다.
자주 쓰는 템플릿은 '기본 템플릿'으로 지정해 마우스 동선을 줄이고, 정기 회의나 일지 등은 '반복 실행(Repeat)' 기능을 켜서 자동 예약 수납한다.
[다음 편 예고]
다음 13편에서는 노션 중급자로 가기 위한 가장 큰 장벽이자, 마스터하면 그동안 분리되어 있던 일정과 프로젝트를 마법처럼 유기적으로 연결해 일치시키는 '관계형(Relation)과 롤업(Rollup)을 활용한 상위 프로젝트 - 하위 태스크 연결 공식'을 아주 쉽고 친절하게 다룹니다.
[댓글 유도 질문]
여러분이 업무를 하면서 매일 혹은 매주 반복해서 작성하는 서식(양식)에는 어떤 것들이 있나요? 오늘 소개해 드린 템플릿 자동화 기능 중 어떤 부분에 가장 호기심이 생기셨는지 댓글로 적어주세요!