새해나 분기 초가 되면 많은 직장인이 '이번에는 업무 정리를 똑바로 해서 일잘러가 되어보겠다'는 다짐을 하곤 합니다. 그리고 요즘 가장 핫하다는 생산성 툴인 '노션(Notion)'을 다운로드합니다.
유튜브에서 화려한 템플릿을 찾아 복사해 오거나, 인스타그램에서 본 예쁜 대시보드를 따라 만들며 의욕을 불태웁니다. 화면 가득 알록달록한 아이콘과 진행률 바, 멋진 인용구와 배경 이미지를 채워 넣고 나면 무언가 엄청난 생산성이 생긴 것 같은 기분이 듭니다.
하지만 일주일만 지나면 이상한 일이 벌어집니다. 막상 급하게 업무 메모를 적어야 할 때 어디에 적어야 할지 헷갈리기 시작합니다. 회의 중에 나온 중요한 내용을 기록하려는데, 내가 만들어 둔 화려한 템플릿의 서식을 맞추느라 정작 회의 내용을 놓치기도 합니다. 결국 노션은 열어보기 부담스러운 '예쁜 쓰레기통'이 되고, 다시 바탕화면의 메모장이나 포스트잇으로 돌아가는 악순환을 저 역시 수없이 겪었습니다.
왜 이런 일이 발생할까요? 이유는 간단합니다.
생산성을 높이기 위해 도입한 툴이 오히려 '관리해야 할 또 하나의 짐'이 되었기 때문입니다. 노션을 진정한 업무 도구로 활용하기 위해 가장 먼저 해야 할 일은 기능을 더하는 것이 아니라, 내 눈과 손을 어지럽히는 불필요한 요소들을 과감하게 지우는 '미니멀리즘'입니다.
1. 템플릿 중독에서 벗어나기: 빈 페이지로 시작하라
처음 노션을 시작할 때 가장 큰 실수는 다른 사람이 만든 복잡한 템플릿을 그대로 가져오는 것입니다. 그 템플릿은 그 사람의 업무 흐름과 사고방식에 최적화된 것일 뿐, 내 업무에는 맞지 옷을 입은 것처럼 삐걱거릴 수밖에 없습니다.
다른 사람의 대시보드를 복사했다면 지금 당장 지우거나 별도의 보관 폴더로 이동시키세요.
아무것도 없는 흰색의 '빈 페이지'를 하나 만드는데 익숙해져야 합니다.
내 업무의 본질은 서식을 채우는 것이 아니라 텍스트를 기록하고 정제하는 것입니다. 기능에 압도당하지 않으려면 텍스트만 적어도 충분한 구조를 스스로 만들어가는 경험이 필요합니다.
2. 시각적 소음 제거하기: 아이콘과 커버 이미지의 함정
노션은 커버 이미지와 다양한 이모지를 제공하여 페이지를 예쁘게 꾸밀 수 있는 것이 장점입니다. 하지만 직장인의 업무용 블로그나 작업 공간에서는 이것이 심각한 '시각적 소음'이 됩니다.
모든 페이지마다 무의미하게 넣었던 커버 이미지를 제거해 보세요. 커버 이미지는 화면의 상단을 크게 차지하여 정작 중요한 업무 텍스트를 아래로 밀어내는 주범입니다. 페이지를 열었을 때 첫 줄부터 내 업무 내용이 보이도록 레이아웃을 확보하는 것이 우선입니다.
이모지(아이콘)는 꼭 필요한 최상위 카테고리 페이지에만 제한적으로 사용하세요. 모든 하위 메모마다 각기 다른 아이콘이 붙어 있으면, 전체 페이지 목록을 볼 때 시선이 분산되어 원하는 문서를 찾는 속도가 오히려 느려집니다. 텍스트 고유의 폰트와 크기 조절만으로도 충분히 깔끔한 계층 구조를 만들 수 있습니다.
3. 복잡한 다단(Column) 레이아웃 풀기
화면을 왼쪽, 오른쪽으로 2단이나 3단으로 나누어 영역을 구분하는 레이아웃은 모니터로 볼 때는 그럴싸해 보입니다. 하지만 실무에서는 치명적인 단점이 있습니다.
직장인들은 모니터로만 일하지 않습니다. 급할 때는 스마트폰이나 태블릿으로 노션 앱을 켜고 업무 내용을 확인하거나 수정해야 합니다.
화면을 여러 단으로 쪼개놓으면 모바일 기기에서는 이 레이아웃이 아래로 길게 흐트러지면서 가독성이 완전히 망가지게 됩니다. 모바일 환경을 고려하지 않은 페이지는 결국 밖에서 확인하기 어려워 활용도가 급격히 떨어집니다.
처음에는 왼쪽에서 오른쪽으로 쭉 길게 이어지는 기본 '1단 레이아웃'을 유지하세요. 위에서 아래로 물 흐르듯 읽히는 구조가 뇌에도 가장 부담이 적고, 어떤 기기에서 열어도 동일한 가독성을 보장합니다.
노션은 도화지 같은 툴입니다. 무엇이든 그릴 수 있기 때문에 오히려 길을 잃기 쉽습니다. 지금 내 노션 워크스페이스가 복잡해서 손이 잘 안 간다면, 오늘 알려드린 세 가지만 지워보세요. 화면이 가벼워지면 신기하게도 내 업무를 기록하고 정리하고 싶은 욕구가 다시 생겨날 것입니다.
[1편 핵심 요약]
타인의 화려한 템플릿을 무작정 복사하는 것은 업무 몰입을 방해하므로, 빈 페이지에서 시작하는 습관을 들인다.
커버 이미지와 과도한 이모지는 시각적 소음을 유발하고 텍스트 노출을 방해하므로 과감히 제거한다.
모바일 가독성을 해치는 다단(Column) 레이아웃 대신, 위에서 아래로 흐르는 직관적인 1단 레이아웃을 기본으로 사용한다.
[다음 편 예고]
다음 2편에서는 시각적 요소를 덜어낸 빈 페이지 위에, 제목(H1, H2, H3)과 토글, 콜아웃 등 노션의 기본 블록들을 어떻게 배열해야 보고서처럼 깔끔한 가독성을 얻을 수 있는지 그 '배열 원칙'을 다룹니다
여러분은 노션을 처음 켰을 때 어떤 기능을 가장 먼저 사용하셨나요? 혹은 꾸미다가 지쳐서 포기했던 경험이 있다면 댓글로 나눠주세요!